Как сделать совещания более эффективным?

О видах и типах совещаний написаны сотни и тысячи книг и научных работ.

Тем не менее в практической деятельности консультанта часто наблюдаю невообразимый хаос. Особенно в молодых, живых компаниях.

Так что мои 5 копеек может быть кому-то и пригодятся. Особенно, если этих пяти копеек не хватает до нужной суммы.

Гуру менеджмента др. И.Адизес советует разделять совещания минимум на 4 вида.

1. P-совещание. Или, я бы добавил, Американско-ориентированное на результат в краткосрочной перспективе.

• Короткое. От 5 минут до 1 часа.
• Количество присутствующих: 2-20 (цифры примерные).
• Проводится путем постановки задачи от руководителя к подчиненным. И получение от подчинённых обратной связи об этом задании.
• Результат совещания-протокол с указанием Что? Как? Когда? Кто? делает.
• Может проходить неограниченное количество раз в день. В рамках здравого смысла. В зависимости от вида бизнеса.

2. A-совещание. Или, Английско-ориентированное на процесс в краткосрочной перспективе. Системное. Регулярное. Очень организованное.

• Обычно не меньше часа. Верхний предел ограничен особенностями руководителя, отрасли и мочевого пузыря.
• Количество присутствующих: 5-20 (цифры примерные).
• Т.н. отчетное совещание. Слушают доклады сотрудников. Принимают решения. Наказывают поощряют. Дают задания на следующий период.
• Обязательная повестка дня.
• Результат совещания-протокол. Отчет о выполнении прошлых задач. Новые задачи с указанием Что? Как? Когда? Кто? делает. 
• Проходит обычно раз в неделю. Раз в месяц. Раз в год. Желательно в одно и тоже время. В одном и том же помещении. С одним и тем же составом. Начинаем вовремя. Заканчиваем вовремя. Очень системно.

3. E-совещание. Или, Креативное.   Я называю такие собрания Израильскими. Когда нужно что-то придумать новое. Найти неожиданное решение проблемы.

• Время ограничено срочностью задачи. Нужно срочно - сидим ночь. Не очень -завтра продолжим. Совсем не срочно - собираемся каждую неделю по 3 часа пока не придумаем.
• Количество присутствующих - до 15. Чем больше, тем больше идей. И меньше шансов договориться об общем решении.
• Проводится методом мозгового штурма. Мы проводим методом 8 шагов принятия решения по Адизесу.
• Результат - обычно протокол с указанием Что? Как? Когда? Кто? делает. Но может быть и что-нибудь другое. Креативное.
• Проходит тогда, когда требуется новая идея. Тем не менее, не реже одного раза в месяц обязательно проводить такие совещания, как минимум для разминки мозгов.

4. I-совещание. Скандинавское.  Командобразующее. Корпоративный ивент. Совместный отдых.

НЕ ЧАЩЕ раза в год. Некоторым компаниям вообще не нужное занятие. Зависит от отрасли. От особенностей корпоративной культуры.

На что я бы хотел обратить особое внимание.

Профессор Александр Прохоров в книге «Русская модель управления» писал о том, что русский стиль менеджмента абсолютно неэффективен, но результативен. Т.е. добиваемся результата платя высокую цену и неся большие издержки. Временные. Финансовые. Эмоциональные.

Отделяя мух от котлет-суть-поясняя своим сотрудникам, какое у нас сейчас совещание, четко соблюдая правила его проведения многие ваши сегодняшние "раны" рассосутся и без применения сеансов "доктора" Кашпировского.   

Справка

Компания "Новые технологии бизнес-обучения" предлагает удобный каталог бизнес-тренингов, который содержит более 100 программ.

Каталог разделен на 22 направления, в том числе это тренинги по продажам, тренинги для руководителей, тренинги переговоров, тайм-менеджменту, управлению конфликтами, тренинги для call-центров, тренинги по сервису, тренинги по телефонным продажам, публичным выступлениям, работе с возражениями, деловой коммуникации, а также консалтинг и коучинг специалистов разных уровней от менеджеров среднего звена (групповой коучинг) до индивидуального коучинга руководителей компаний и владельцев бизнеса.

Подобный структурированный каталог, где представлены бизнес-тренинги на большинство актуальных тем, во многом является уникальным на рынке бизнес-обучения. 

Новости

Возможно, лучшая книга по продажам B2B.

В издательстве «Манн, Иванов и Фербер» вышла книга Михаила Казанцева «Школа B2B продаж. От понимания ситуации клиента к сделке» - первое в России визуализированное пособие, где системно рассматриваются технологии продаж B2B. Книга быстро завоевала признание читателей и популярность. По итогам первой недели продаж книга стала бестселлером. В книге описаны 9 измерений ситуаций сделки и кардинальные различия между B2B и B2C продажами. Книга богато иллюстрирована и содержит 115 авторских рисунков. 

Коучинг для руководителей и владельцев бизнеса от Михаила Казанцева

Коучинг Михаила Казанцева для владельцев бизнеса и руководителей «Процветание. Новый взгляд» - это индивидуальная программа системных изменений, которая основана на трех ключевых составляющих: личности, стратегиях взаимодействий, управлении ситуацией. Такой трехмерный подход опробован Михаилом Казанцевым в течение двадцатилетней практики коуча. В виде законченной системы он является авторским ноу-хау.

В отличие от большинства тренеров и коучей, которые обучают целеполаганию и технологиям успеха, Михаил Казанцев рассматривает процветание не как состояние, а как ситуацию.

«Процветание.  Новый взгляд» - это новое понимание жизненного успеха и процветания, своих ключевых ресурсов и предназначения, гармонизация личных и профессиональных целей, формирование внутреннего стержня для преодоления сложных жизненных ситуаций и кризисов. Наконец, это просто возможность почувствовать себя более счастливым.

Программа коучинга адресована владельцам и руководителям компаний. Ряд модулей программы - молодым карьеристам.